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réunion à distance

Animer une réunion à distance avec ses collaborateurs, ses clients ou ses partenaires est usuel dans nos entreprises mondialisées et digitalisées. La pratique s’appelle la visioconférence et elle représente un secteur en plein boom. Plusieurs types d’outils se distinguent dans le domaine. Alors, sur ce marché varié, votre premier défi en tant qu’entreprise sera de choisir l’application adaptée à votre besoin. Vous devrez ensuite déployer une organisation dédiée à la conférence à distance, former vos collaborateurs à cette pratique et utiliser des supports collaboratifs pour optimiser les interactions. Comment animer vos réunions à distance ? Voici les 5 clés de la réussite.

Panorama des solutions pour animer une conférence à distance

Sur le marché de la visioconférence, plusieurs solutions s’offrent à vous (lire notre article comment choisir son système de visioconférence).

La webconférence : des applications faciles pour organiser une réunion à distance

D’abord, les applications de webconférence comme Google Hangouts, WebEx, Skype ou join.me, par exemple, permettent à vos collaborateurs de participer à vos réunions tout en restant confortablement installés chez eux.

Ce type de solution est installé par simple téléchargement sur le support qui sera utilisé pour participer à la réunion à distance (ordinateur, Smartphone ou tablette). Il nécessite évidemment une webcam et un microphone actifs pour communiquer et montrer son visage aux participants.

La webconférence est réservée à une utilisation ponctuelle, majoritairement entre 2 utilisateurs équipés du même logiciel.

La vidéoconférence : des fonctionnalités plus riches

Nettement plus performant, une solution de vidéoconférence permet de couvrir tous les besoins d’une entreprise dans ce domaine :

  • Equipements individuels quelque soit le ‘Device’ : Pc, Mac, Smartphone, Tablette …
  • Equipements de salles de réunions
  • Web app accessible aux invités
  • Audioconfénce
  • Interopérabilité skype entreprise

Des outils collaboratifs pour agrémenter votre réunion à distance

Les solutions de vidéoconférence sont une brique incontournable dans la transformation digitale des entreprises.

  • Partage d’écrans.
  • Tableau blanc.
  • Messagerie instantanée.
  • Intégration du calendrier Office 365 et Google Apps.
  • Streaming
  • Enregistrement des réunion et Web TV.

Les 5 clés pour réussir une réunion à distance

Dans ce contexte, la réussite de votre réunion à distance tient en 5 clés :

  1. Identifier l’équipement de vidéoconférence et les solutions de collaboration complémentaires qui correspondent au besoin de votre équipe
  2. Faire en sorte que tous les participants à votre conférence à distance accèdent à cet équipement et aux outils nécessaires
  3. Connaître les fonctionnalités de vos outils avant l’animation de votre première réunion à distance: comment modifier le volume, comment activer le partage d’écran…
  4. Sensibiliser vos collaborateurs aux règles d’une réunion à distance (notamment en cas de webconférence) : bonne connexion Internet, webcams et microphones actifs, environnement calme.
  5. Enfin, n’oubliez pas que le fondamental d’une conférence à distance réside dans l’interactivité des échanges. Outre des visages bien visibles sur écran et l’utilisation de supports collaboratifs adaptés, c’est bel et bien votre compétence en tant qu’animateur qui fera la différence pour une visioconférence réussie !

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