Les systèmes de visioconférence font à présent partie intégrante du fonctionnement des entreprises grâce à leur niveau de qualité. Mais comment faire le choix du système de visioconférence adapté aux besoins de son entreprise ? Voyons comment bien choisir votre système de visioconférence.
Conseils pour bien choisir votre système de visioconférence
Avant de rechercher un fabricant de solutions de vidéoconférence, vous devez vous poser de bonnes questions qui devraient vous permettre de diminuer la liste des solutions disponibles pour n’avoir que des solutions de vidéoconférence convenant à votre entreprise. Il vous faut consulter le service informatique et la direction avant de prendre une décision.
Réfléchir sur les solutions de visioconférence existantes
Lors de votre réflexion, vous devez prendre en considération trois choses importantes :
- Vos exigences commerciales : les processus qui doivent être facilités par les communications vidéo ou les objectifs que l’entreprise doit atteindre.
- Vos exigences fonctionnelles : ce qui veut dire qu’il faut spécifier les types d’utilisateurs, le nombre et les détails concernant leur potentielle utilisation de cette vidéoconférence dans toute l’entreprise.
- Pour finir, vos exigences techniques : ce qui comprend toutes les limitations possibles incluant votre bande passante, l’espace et les systèmes déjà installés.
S’interroger sur les besoins
Plusieurs entreprises s’interrogent sur la pertinence d’opter pour un investissement dans un équipement qui optimisera les fonctionnalités de l’ordinateur de bureau ou un système complet. Vous devez tout d’abord vous interroger sur vos besoins afin d’avoir une réponse à cette question.
Si les échanges visuels et sonores demandent effectivement des intervenants peu nombreux de manière ponctuelle, un logiciel, une webcam ainsi qu’une bonne connexion internet peuvent suffire à vous produire un service de qualité.
Si les besoins de votre entreprise sont à un niveau différent, pour mener des réunions qui rassemblent plusieurs dizaines de personnes par exemple, vous devez vous équiper d’un système de visioconférence HD fixe à disposer dans une salle de conférence. Vous pouvez aussi voir une autre solution de visioconférence.
Prendre en compte les spécificités techniques de chaque système
Vous devez prendre en compte certains critères avant de faire le choix de votre système. Il faut effectuer une vérification des problèmes de compatibilité éventuels avant l’investissement sur un matériel tout-en-un coûteux, comme la visioconférence cloud.
Si la plus grande partie des échanges vidéo sont aujourd’hui transmis par les réseaux IP, quelques utilisateurs sollicitent toutefois les liens RNIS. Il est essentiel dans ce cadre de faire plusieurs passerelles particulières entre les divers utilisateurs de cette vidéoconférence. N’oubliez surtout pas de tenir compte aussi des problèmes de puissance éventuels de bande passante !
Connaître les différentes solutions de visioconférence du marché
Il est possible de commencer par distinguer deux groupes de solutions :
- Le premier est certainement connu dans votre sphère personnelle, c’est la vidéoconférence basée sur l’interface Web : Yahoo Messenger, Skype ou Microsoft LiveMeeting ;
- Le second s’appuie sur le protocole IP particulier : H323, issu de l’univers des télécommunications.
Il est important de souligner que la solution basée sur l’interface Web est indépendante, gratuite et ne connaît pas de problème de firewall, mais elle est limitée en qualité. La solution qui s’appuie sur le protocole IP est simple à mettre en œuvre, fiable et de qualité supérieure, mais elle est coûteuse.
Choix de l’architecture pour une solution de visioconférence
La vidéoconférence, c’est pouvoir échanger le son et l’image entre 2 participants au minimum. Vous imaginez donc qu’un participant doit avoir un casque et un micro, ainsi qu’une caméra et un écran. Un bon équipement vous réunira ces éléments.
Le participant doit s’entendre comme le lieu de connexion, ça peut être un individu au bureau ou la salle de réunion équipée où plusieurs personnes sont réunies. Tous les équipements vont être adaptés à chaque cas.
Il vous faut maintenant distinguer 2 cas fondamentalement différents :
- La vidéoconférence à 2 participants, il suffit dans ce cas qu’un des 2 équipements appelle l’autre comme au téléphone, une solution basique se faisant avec son @IP ;
- La vidéoconférence à plus de 2 participants, vous aurez besoin d’accéder dans ce cas à l’équipement qui va gérer les flux entre les participants : cela s’appelle un pont de vidéoconférence.
Dans tous les cas, il vous faudra aussi vous préoccuper du réseau qui va véhiculer votre solution de visioconférence pour choisir un bon système.
