Signature électronique : législation, gain de temps et suppression papier

Signature électronique : législation, gain de temps et suppression papier

Dans un contexte sociétal de sans contact quasi omniprésent, la signature électronique s’impose aujourd’hui comme un « must have » pour toutes les entreprises. Entre la dématérialisation des documents et les attentes écologiques, la signature électronique participe à la transition vers l’entreprise de demain.

Comment la signature électronique aide-t-elle votre entreprise à être plus productive ?

Les avantages de la signature électronique

Son adoption par de nombreuses entreprises parle d’elle-même, la signature électronique satisfait tous ceux qui l’essaient. Mais quelles sont les raisons de son succès ?

  • Un gain de temps tant de votre côté (vous n’avez plus à enregistrer le document, l’imprimer, le signer, le scanner, l’envoyer au destinataire), que de la démarche en elle-même. Votre contrat, vente ou achat est ainsi quasi-automatique, ce qui fluidifie vos relations commerciales et booste votre productivité.
  • Une réduction des coûts liés aux fournitures de bureaux nécessaires à la signature de vos documents (stylos, papiers, enveloppes, cartouches d’encre, etc.).
  • Une sécurité consolidée grâce à l’identification du signataire et l’horodatage de la signature.
  • Un impact écologique grâce à la réduction des papiers, mais aussi des déplacements grâce à la signature à distance. Vous n’avez plus besoin d’imprimer des contrats de 40 pages ou de parcourir 50 km pour signer un document spécifique.
  • Une mobilité facilitée pour vous et vos employés. La signature à distance permet de simplifier la mise en place du télétravail pour vos équipes, ce qui est aujourd’hui un critère majeur de choix d’entreprises pour les jeunes diplômés.

Optez pour la signature électronique est donc bien un atout majeur pour votre entreprise dont vous ne pourrez plus vous passer !

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Que dit la loi sur l’utilisation de la signature électronique ?

Depuis le règlement européen elDAS, la signature électronique a une véritable valeur légale. Cependant, il ne suffit pas de copier-coller l’image d’une signature pour être valable. Pour que cette dernière soit reconnue et ait une valeur juridique, il est impératif de passer par un prestataire qui certifie la signature.

Ce faisant, il devient impossible d’invalider en justice une signature, ce qui vous apporte une sécurité et authenticité très utile lors des litiges. Bien qu’il existe différents niveaux de signatures, même la signature la plus simple et la plus utilisée est plus sécurisée que la signature manuscrite, et tout aussi valable.

Loi de Finance 2020

Comment fonctionne la signature électronique ?

Mais concrètement, comment puis-je signer un document à l’aide d’une signature électronique ? Nous vous expliquons cela :

  • Vous recevez par mail un lien du document qui requiert votre signature
  • Le document apparaît devant vous afin que vous puissiez en prendre connaissance et le lire
  • Une fois lu et accepté, vous cochez une case qui atteste de votre accord. Vous recevez un code par SMS pour confirmer que vous êtes bien le signataire du document
  • Votre signature est apposée sur le document, qui est donc certifié
  • Vous recevez par mail le document signé. Vous pouvez ensuite l’envoyer aux autres parties concernées par le document

Lors du paramétrage des signatures, il vous est demandé de signer à la main afin de pouvoir ensuite apposer le cachet aux documents. Tous les documents (contrat, bail, devis, etc.) peuvent être certifiés par une signature électronique, sans restriction. Grâce à la vérification d’identité via l’envoi de SMS, la signature est sécurisée et impossible à invalider.

Pour la mise en place de signatures électroniques au sein de votre entreprise, Zeendoc vous accompagne et vous assure la conformité et valeur juridique de vos documents ! Installation, paramétrage et accompagnement, tout est prévu par Zeendoc afin de permettre à votre entreprise d’être aux normes.

Vous souhaitez en savoir plus ?

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