D’une façon générale, toutes les entreprises sont amenées à produire des documents. Nombres d’entre eux sont imprimés et une fois utilisée, ils sont archivés ou détruits. Cependant, c’est une opération chronophage nécessitant un espace de stockage important. Alors pourquoi ne pas mettre en place un système d’archivage électronique ?
Définition d’un système d’archivage électronique
L’objectif d’un système d’archivage électronique est à la fois de conserver des archives, mais également de les restituer en temps voulu. Pour cela, il est inutile d’avoir une pièce spécifique pour le stockage, une plate-forme informatique spécifique convient parfaitement.
Une fois que l’intégration du document s’effectue dans un système d’archivage électronique, sa modification n’est plus possible. Par conséquent, ce dernier conserve une valeur probatoire.
Le SAE se distingue d’un simple serveur, car ce dernier n’est pas capable d’assurer une valeur probante. Or, c’est un enjeu majeur en entreprise.
Quels sont les avantages de l’archivage électronique ?
Si vous souhaitez conserver durablement les documents, il est impératif de bénéficier d’un excellent service d’archivage électronique. C’est un outil de gestion de contenu capable de recueillir vos documents, d’appliquer une classification automatique et bien évidemment de les conserver sur le long terme.
- La confidentialité constitue le premier avantage, car seules les personnes concernées auront la possibilité d’accéder aux documents archivés.
- L’intégrité est également préservée grâce à l’utilisation d’un système capable de certifier les documents électroniques. En effet, les données sont lisibles, mais aucunement modifiables.
- Concernant la lisibilité des archives, elle sera de toute façon pérennisée. Le système d’archivage électronique inclut automatiquement un contrôle de lisibilité pour éviter de vous retrouver confronté à des problèmes d’obsolescence entre supports.
- Mais ce n’est pas tout, un Système d’Archivage Électronique (SAE) a une importance capitale dans l’authenticité afin de certifier que le document archivé est bel et bien conforme à l’original.
- Des fonctionnalités supplémentaires sont présentes pour présenter la traçabilité des actions effectuées. Par exemple, une connexion sur le document ou des consultations.
- Le dernier avantage repose sur la sécurité. Le système d’affichage électronique incorpore de très nombreuses informations confidentielles. Il est donc impératif de protéger ces données contre d’éventuelles intrusions ou pertes, tout en garantissant un accès facile pour les personnes concernées.
Pourquoi opter pour un système d’archivage électronique ?
En mettant en place un Système d’Archivage Électronique, la société bénéficiera d’une meilleure gestion de ses archives, tout en appliquant une politique de sécurité et de confidentialité des plus strictes.
N’importe quel document peut ainsi être archivé et classé. Mais grâce à un système de recherche simplifiée, les documents seront consultables. Mais ce n’est pas tout, le Système d’Archivage Électronique ou SAE gère parfaitement le cycle de vie des données en fonction de leur type.
Quel est le moment opportun pour mettre en place un système d’archivage électronique ?
De nombreuses raisons peuvent expliquer qu’une entreprise s’oriente vers cette solution. Mais avant toute chose, il est impératif de conduire un audit interne pour déterminer précisément les besoins. Cette étude soulignera probablement l’absence de gestion des documents en fin de vie et une certaine hétérogénéité dans les systèmes.
Il faut idéalement anticiper la facturation électronique, puisque celle-ci sera obligatoire pour toutes les entreprises en 2026.
Voir le calendrier de la réforme de la facturation électronique
Choisir un système d’archivage électronique s’inscrit dans un projet de dématérialisation globale, dans un souci de performance, mais également pour répondre aux enjeux économiques.
Ainsi, l’entreprise utilisera un puissant levier d’efficacité en complément d’une gestion électronique des documents.
Pour y parvenir, il est impératif d’être accompagné par un prestataire de services informatiques maîtrisant parfaitement l’archivage électronique. C’est le cas de l’entreprise Apo’g, évaluant réellement les besoins de votre activité et le volume de stockage nécessaire afin de mettre en place un SAE répondant à vos attentes.
