Pourquoi intégrer la GED dans le cadre d’une démarche RSE ?

Pourquoi intégrer la GED dans le cadre d’une démarche RSE ?

Le temps passé à rechercher un fichier, la perte de documents, des difficultés à collaborer sur un même support, voilà autant de problématiques rencontrées par un employé de bureau. Résultat, ce dernier perd énormément de temps à rechercher des informations relatives par rapport à son cœur de métier. C’est à ce moment-là que la gestion électronique de documents prend tout son sens afin d’optimiser l’efficacité de l’entreprise.

Réduire l’impact environnemental en visant le zéro papier

Actuellement, le papier représente 75 % du poids total des déchets recyclés dans les bureaux en France. Ainsi, ce ne sont pas moins de 11 millions de tonnes de papiers qui sont alors utilisés chaque année. En moyenne, le salarié d’une entreprise consommera entre 70 et 85 kilos de papier par an.

Devant de tels chiffres, il est important d’adopter les bonnes mesures en visant le zéro papier. En passant à la dématérialisation dans le cadre d’une démarche RSE, l’entreprise aura la possibilité de réduire son empreinte carbone.

En la matière, les solutions ne manquent pas, à commencer par le télétravail, la mise en place de la signature électronique, la dématérialisation des flux comptables et des factures, l’archivage électronique des documents, la dématérialisation du courrier, des bulletins de salaire ainsi que des candidatures aux appels d’offres.

Archivez vos bulletins de paie à tout moment, dans un coffre-fort numérique

L’amélioration de la responsabilité sociale des entreprises en optimisant la productivité grâce à la GED

Que ce soient les petites entreprises ou les grandes, elles accumulent énormément de documents et de données à travers les courriers, les factures, les contrats fournisseurs, clients et les employés. Mais pour gagner en productivité et en flexibilité, la GED devient alors un atout indispensable. Indéniablement, la circulation de l’information sera grandement améliorée, tout en encourageant et en facilitant le travail à distance.

À n’importe quel instant, les documents demeurent parfaitement accessibles et éditables selon le rôle de chaque collaborateur. En moyenne, l’entreprise bénéficiera d’un gain de recherche d’environ 10 % et d’une efficacité au travail d’environ 20 %.

Une politique RSE améliorée grâce à l’optimisation des coûts

Grâce à la dématérialisation des documents, l’entreprise réduira ses dépenses concernant l’envoi postal, l’achat de papier ainsi que les différentes dépenses liées à l’impression. Mais l’avantage financier est également palpable sur les temps de classement et sur les temps de recherche, car ces derniers s’en retrouvent grandement réduits. Un gain jusqu’à 50 % peut ainsi être possible.

Mais ce n’est pas le seul avantage de la GED, vous réduisez par ailleurs les mètres carrés d’archivage nécessaires pour stocker l’intégralité des documents. Enfin, il est inutile d’envisager d’investir dans des ressources IT ou dans des matériaux onéreux.

Loi de Finance 2020

La GED : une solution en phase avec votre démarche RSE

Désormais, vous connaissez la quantité de papier utilisée chaque année par un salarié ainsi que les problèmes de productivité qui en découlent. Alors pour faire une croix définitivement sur cette problématique, il est nécessaire d’adopter la GED.

Au-delà des avantages évoqués précédemment, vous bénéficiez d’une meilleure traçabilité sur vos documents et d’une sécurisation qui sera au rendez-vous. Le stockage s’effectue de façon sécurisée en retrouvant un historique complet des modifications en un seul clic.

La digitalisation permet également d’améliorer votre service client. Imaginons que vous êtes en réunion et que vous avez expressément besoin d’envoyer un document à votre client pour que celui-ci le signe. En utilisant la solution GED, ce genre de situation n’est plus qu’une simple formalité. Toutes les informations de vos clients seront disponibles, ainsi que les données concernant vos partenaires et vos fournisseurs.

Alors pour passer à la dématérialisation, faites-vous accompagner par la société Apo’g. L’entreprise sera en mesure de vous proposer des solutions concrètes en mettant en avant son expérience en tant que prestataire informatique et en tant qu’entreprise pionnière dans l’archivage électronique.

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