Alors que la gestion électronique des documents s’impose de plus en plus comme un indispensable au sein des entreprises, la question de trouver un bon logiciel de GED se pose. Comment savoir quel est LE logiciel adapté à votre entreprise au sein des dizaines de propositions qui s’offrent à vous ? Chacune a ses avantages et inconvénients. Analysons-les.
Les critères à prendre en compte dans votre choix de logiciel GED
Chaque entreprise a des besoins différents qui varient en fonction de certains critères. On retrouve notamment :
La taille de l’entreprise
En effet, les documents au sein d’une TPE/PME ne circulent pas autant que dans une grande entreprise. Les processus à mettre en place ne sont donc pas les mêmes et nécessitent moins d’étapes.
Le secteur d’activité
Le niveau de confidentialité des documents que vous traitez varie en fonction du secteur d’activité. Cela impacte donc les différents niveaux de sécurité à mettre en place lors de l’archivage de vos documents, ainsi que leur authentification concernant leur valeur juridique.
La masse de documents que vous avez à traiter
Ce critère a un impact énorme sur votre choix de GED ! Il impacte l’espace de stockage, la précision de l’archivage numérique et les processus de vérification à mettre en place.
Le budget que vous pouvez allouer à un logiciel de GED
Ce point dépend majoritairement des critères cités précédemment et des besoins spécifiques de votre entreprise ! Plus votre masse de documents en circulation est importante et plus vos processus impliquent différents services, plus vous avez besoin d’une GED développée et devez donc y allouer un budget important.
Maintenant que les critères à analyser sont clairs, voyons quels logiciels s’offrent à vous.
Les différents logiciels de GED à Paris
Pour vous aider à faire votre choix, nous regroupons les principaux logiciels de GED disponibles à Paris. Les plus reconnus sont :
Zeendoc
Avec une dématérialisation des documents regroupés sur le cloud, Zeendoc se targue de son très bon service client, qui répond rapidement aux demandes et problématiques des TPE/PME.
Foxit
Principalement développé dans la numérisation des documents, Foxit se démarque dans la dématérialisation rapide des documents papiers, mais ne propose pas de contrôle de la conformité ni d’assemblage des documents.
Windward
Ce logiciel de GED est plutôt orienté vers une centralisation des données à travers l’ERP, le CRM et les documents RH de l’entreprise. Cependant, le système d’archivage numérique est peu développé et Windward ne propose pas de mise en place des signatures électroniques.
Vous avez maintenant toutes les informations nécessaires pour faire votre choix !
Les services proposés par Zeendoc
Zeendoc se démarque de ses concurrents en proposant une diversité de services, pour un coût accessible, que les autres logiciels ne proposent pas. On retrouve notamment :
La signature électronique
Avec une sécurité et authenticité renforcée, la signature électronique vous permet de certifier vos documents en quelques clics. Gain de temps, d’argent et de productivité, ce service est fait pour vous !
L’assemblage de documents
Lors de la numérisation de vos documents, ces derniers sont automatiquement assemblés, ce qui assure une meilleure gestion de vos dossiers et supprime les risques de pertes ou d’erreurs.
L’archivage de documents
Toutes les normes légales sont appliquées par Zeendoc et vous assurent donc un archivage rapide et sans perte de données.
Le contrôle de la conformité
Afin d’être valables, vos documents dématérialisés doivent respecter certaines normes. De même, votre logiciel de GED doit être certifié pour assurer la validité de vos dossiers. Zeendoc est agréé et peut donc assurer la valeur juridique de vos documents dématérialisés
Si vous hésitiez encore, vous avez maintenant toutes les informations en main pour choisir le meilleur prestataire de gestion électronique des documents à Paris.
