La Gestion Électronique de Document, pourquoi ? (GED)

Gestion Électronique des Documents, Pourquoi ? (Ged)

La transformation digitale des entreprises nécessite l’utilisation d’outils qui faciliteront la gestion. Si vous êtes à la tête d’une entreprise et que vous êtes en pleine transformation digitale, il est important de revoir entièrement votre manière de gérer les documents.

Nous sommes habitués à voir les dossiers stockés dans des armoires au fond d’un bureau. De cette manière, il est très probable que vous ayez du mal à vous retrouver. Pour une meilleure visibilité et organisation, pourquoi ne pas opter pour la gestion électronique de documents ? Il s’agit d’un processus qui présente de nombreux avantages dont l’augmentation de votre efficacité.

Dans cet article, découvrons pourquoi opter pour une solution de GED pour son entreprise.

La gestion électronique de document pour réduire les coûts

Le traitement de documents de manière classique engendre de nombreux coûts. Il s’agit principalement des coûts du papiers, l’impression, ainsi que les frais de logistique et de traitement de l’information. De plus, l’archivage physique peut être très encombrant et gâcher le décor de votre bureau.

Opter pour une solution digitale pour la gestion de vos documents vous permet non seulement d’économiser, mais également de réaliser des bénéfices. En effet, selon les statistiques, plus de 19 % de perte de productivité est lié à la gestion de documents. La GED est justement là pour vous permettre de tirer profit des pertes.

L’amélioration de la relation client avec la GED

Une solution de gestion électronique de documents, comme Zeendoc, garantit l’accès à vos clients aux documents importants très rapidement. Ils pourront consulter n’importe quelle information dont ils ont besoin. Ils pourront aussi remplir rapidement des formulaires et obtenir toutes les pièces justificatives en quelques clics.

De cette manière, l’information circulera mieux au sein de votre entreprise, en interne comme en externe. L’accès à l’information sera raccourci et cela garantira une meilleure transparence. La relation client sera nettement améliorée de cette façon.

Sécurité des Données Hébergées en France - GED Zeendoc

L’optimisation de la sécurité des données grâce à la GED

Qui n’a jamais perdu ou endommagé un document important ? Cela pourrait avoir de fâcheuses conséquences. La GED vous permet d’avoir tous vos documents au même endroit en ligne. Ils seront accessibles à tout moment et vos collaborateurs pourront les mettre à jour en temps réel. Notez que c’est vous qui décidez à qui donner les droits d’accès ainsi que les droits de modifications d’un document.

Lorsque vous êtes sûr de ne plus avoir besoin d’un document, il est possible de l’archiver. Lorsque vous faites cela, aucune modification ne peut être apportée et votre document sera à l’abri à tout jamais.

L’optimisation de la communication en interne

Opter pour une solution de GED facilite grandement la communication en interne, entre les membres de vos équipes et vous permet de gagner du temps. Vous pouvez tout à fait personnaliser les droits d’accès et de modification. Chaque personne aura accès aux bons documents à tout moment, ne réduisant aucun le flux d’information. Vous pouvez créer un dossier pour chaque service de votre entreprise. Notez également que plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document et y apporter des modifications en même temps.

Préparer sa Gestion Électronique de Document (Ged)

La gestion électronique de document et l’écologie

On estime que chaque employé utilise en moyenne 2 500 feuilles de papier par an en France. Aujourd’hui, vu les enjeux écologiques de l’utilisation du papier, la GED vous permettra de réaliser une avancée vers le zéro papier.

Afin d’adopter une stratégie d’entreprise verte et de soigner son image, il est important de réduire son émission de déchets. Il n’y aura plus autant de déchets qu’avec des solutions classiques. Les documents resteront en ligne et seront consultables sans être imprimés en plusieurs copies.

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