Gestion Documentaire et archivage électronique

Gestion Documentaire & Archivage électronique

Aujourd’hui, la digitalisation a permis de révolutionner la gestion documentaire ainsi que l’archivage électronique de certains documents. Ces deux méthodes permettent une meilleure gestion du flux d’information au sein de l’entreprise et une facilitation de la communication.

Cependant, il est fréquent de confondre entre gestion électronique de documents et système d’archivage électronique (SAE). En effet, ces deux solutions sont assez similaires dans leur fonctionnalité. Néanmoins, la finalité et l’usage de ces deux dernières font toutes les différences.

Dans cet article, nous vous en disons plus à propos de la gestion documentaire et de l’archivage électronique et des différences qui subsistent entre eux.

Qu’est-ce qu’une gestion documentaire GED ?

Une solution de gestion électronique de documents ou de gestion documentaire en ligne simplifie le partage d’informations. Il s’agit de créer une bibliothèque ou armoire Zeendoc par exemple où tous les documents sont regroupés. Vous pouvez donner accès à n’importe quelle personne que vous souhaitez. Selon les droits d’accès, cette personne pourra soit consulter ou modifier le document.

Les solutions de GED facilitent grandement le travail collaboratif et cela apporte de nombreux avantages à votre entreprise ou votre commerce. Vous pouvez facilement rechercher n’importe quel document en quelques clics seulement. L’information circulera mieux au sein de votre équipe et vous gagnerez en productivité.

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Qu’est-ce que l’archivage électronique

Une fois que vous avez terminé la modification du document et que tout est vérifié, il faudra l’archiver. C’est là qu’intervient le système d’archivage électronique. Ce dernier a pour objectif principal de garantir la conformité d’un document tout en respectant le protocole NF Z 42-013, ISO461.

Lorsque le document en question est archivé, un environnement sécurisé et confidentiel est créé. Les modifications sur le document ne pourront plus être effectuées. Ce dernier restera stocké de manière conforme sans risquer de subir des modifications ou des dégradations.

En cas de problème, les documents archivés sont une véritable preuve de conformité. Ils ont également une forte valeur juridique et pourront résoudre certains litiges. En effet, ils constituent une preuve.

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Quelles sont les différences entre les deux solutions ?

Concernant le mode d’utilisation, la gestion documentaire et la SAE possèdent le même. Il suffit de se connecter afin de pouvoir consulter un document. Les deux possèdent un outil de recherche. Elles sont également accessibles en ligne de manière rapide.

Cependant, les solutions possèdent différentes finalités. En effet, les objectifs d’une GED et d’un SAE sont très différents et répondent à un besoin bien spécifique. Voyons à présent les différences entre les deux solutions.

La modification de documents

La gestion documentaire en ligne vous permettra d’importer des fichiers afin de les numériser et de créer une armoirie en ligne. Vous pouvez également à tout moment apporter des modifications aux fichiers ajoutés. En revanche, le système d’archivage électronique ne permet aucune modification des documents. Il se connecte de garantir leur conformité et de les protéger de toute falsification ou modification

La possibilité d’avoir plusieurs versions

Avec la GED, vous pouvez créer plusieurs versions et copies d’un même document. En revanche, dès que vous placez le fichier dans le système d’archivage, seule une seule version sera conservée d’un même fichier.

La destruction de document

Lorsque vous utilisez une solution de gestion électronique de document, les personnes ayant le droit de modification peuvent détruire et supprimer un document. En revanche, avec une solution de SAE, la destruction d’un document ne peut pas se faire sauf avec gestion du sort final.

La gestion des règles de conservation

Une solution de GED ne permet pas d’automatiser les règles de conservation, c’est à l’utilisateur de s’en occuper. En revanche, vous pouvez à tout moment modifier les règles de conservation avec une solution SAE.

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