Le télétravail se généralise dans l’organisation des PME et offre de nombreux avantages :
- Économie : réduction du budget dédié à la location ou achat de locaux en fonction de l’évolution de votre personnel, comme celui consacré au transport
- Productivité : maintes études sur le sujet ont prouvé que le télétravailleur était plus efficace, moins stressé, plus impliqué et plus flexible que son homologue sédentaire.
La démocratisation du haut débit via la fibre optique ou la 4G, l’adoption de solutions Cloud, et plus généralement les outils offerts par la transformation digitale, permettent une adoption plus rapide du télétravail.
En France, une réforme par ordonnance du Code du travail apporte quelques précisions pour mieux encadrer le télétravail depuis le 24 septembre 2017 (ordonnances Macron).
De nombreux outils existent pour favoriser le télétravail
Les solutions essentielles pour le succès du télétravail
Travailler depuis son domicile suppose de pouvoir accéder rapidement aux documents professionnels, tout en maintenant leur disponibilité au siège physique de l’entreprise. Le partage de fichiers est donc indispensable afin de maintenir un travail d’équipe efficace, en particulier dans une situation de travail à distance.
Plusieurs outils collaboratifs permettent une amélioration du télétravail, comme la synchronisation des dossiers, les systèmes de chat, ou la visioconférence. Même géographiquement distants, les collaborateurs demeurent rassemblés autour de leurs projets communs, et ont à leur disposition des outils qui leur permettent d’échanger et de communiquer facilement.
Pour un résultat bénéfique aux travailleurs et à l’entreprise, cette dernière doit établir une stratégie claire de télétravail, afin que ce modèle d’organisation soit réellement productif.
Les outils collaboratifs pour la réussite du télétravail
Les chefs d’entreprise qui ont mis en œuvre la stratégie de télétravail avec succès soulignent l’importance primordiale de la communication entre équipes. Ainsi, la qualité des outils mis en place afin de favoriser le télétravail est fondamentale pour la réussite de cette organisation nouvelle.
Des outils pour partage les documents
De nombreux outils favorisent le télétravail en permettant notamment le partage des documents.
Les plus connus sont One Drive, Google Drive, Dropbox, WeTransfer, Oodrive …
Ils permettent le stockage des documents (présentation, vidéos, documents, photos…) dans le Cloud et la modification des dossiers par un groupe de personnes, quelque soit leur site de travail.
- Les modifications sont visibles en temps réel
- Le stockage de documents sur Internet est simplifié
- Le classement et l’organisation des fichiers dans les dossiers sont aisés
- L’interface est accessible en ligne depuis un navigateur, et facilement paramétrable
Des outils de communication
Manager à distance requiert une approche différente. Les avancées technologiques offrent une multitude d’outils de communication pour garder une relation de confiance entre manager et télétravailleur. Ces outils vont favoriser le télétravail durant les projets, et garantir une communication régulière et simplifiée.
– Visioconférence
La visioconférence est l’outil par excellence pour tenir vos réunions virtuelles autour d’un site internet, offrant nombre de fonctionnalités: partage de documents, d’applications, de navigateurs internet, modification et présentation de documents sur internet, messagerie instantanée, chat, et tableau blanc virtuel.
– Messagerie instantanée
L’adoption massive sur Smartphones d’applications telles que WhatsApp, Messenger ou Snapchat a démocratisé ce mode de communication, qui après avoir remplacé les SMS, tend maintenant à supplanter les courriers électroniques. Les entreprises ont un moyen simple et rapide de favoriser le télétravail en adoptant cet outil en plein essor.
– Courriers électroniques
Indispensables pour transmettre des documents professionnels, notamment via des pièces jointes, l’entreprise doit pouvoir compter sur une architecture fiable et sécurisé.
Des outils pour gérer la relation client
Également connus comme les outils CRM (Gestion de la Relation Client), les outils pour gérer une relation client facilitent la centralisation des échanges avec les clients et prospects. L’utilisation de ces outils va d’autant plus favoriser le télétravail que entreprise recrute des profils business developers ou commerciaux. Les solutions sont nombreuses sur le marché, et plusieurs fonctionnalités sont proposées.
– Microsoft Dynamics CRM
C’est un CRM qui a évolué vers plusieurs réseaux sociaux, ce qui en fait un outil puissant qui intègre une dimension sociale au sein de vos équipes, en permettant aux collaborateurs de partager l’information, la commenter et travailler à plusieurs sur un même projet.
– Salesforce Sales Cloud
C’est un CRM populaire et particulièrement apprécié pour l’écosystème d’applications disponibles. De fait, la plupart des outils de gestion commerciale, marketing et comptabilité développent maintenant des connecteurs natifs pour Salesforce
Les conseils d’Apo’g pour réussir son projet télétravail
Avant toute considération technique, il faut se soucier du confort de l’employé en situation de télétravail.
Les besoins vont sensiblement varier en fonction de son profil (pourcentage du temps passé en télétravail), de son poste (accès à des logiciels métiers spécifiques), et de sa situation géographique (accès au haut débit).
La formation est également essentielle à l’adoption et à la maîtrise des outils mis à disposition, et la solution choisie doit s’interfacer parfaitement avec l’écosystème en place dans votre entreprise.
Il est toujours possible d’associer plusieurs solutions matérielles et logicielles de constructeurs et éditeurs variés, mais une PME n’ayant en général pas de moyens financiers illimités misera sur la fiabilité et la simplicité de mise en œuvre.
Actuellement, le seul éditeur à proposer une solution complète, éprouvée et répondant au besoin du télétravail est Microsoft, avec :
Office 365, sa suite dédiée au travail collaboratif fait bénéficier d’outils particulièrement adaptés tel que Teams, Skype, One Drive, Sharepoint….
Azure permet de déployer en quelques clics des serveurs accessibles en tout lieu afin d’héberger, par exemple, des applications métiers (Sage, Cegid).
Dynamics précédemment évoqué, s’intègre parfaitement avec les outils de la suite Office 365.
Pour les solutions de visioconférence, Skype et Teams constituent une première brique, si les réunions incluent de nombreux intervenants, il est préférable d’opter pour un système dédié comme Life Size Cloud.
De même, le pôle téléphonie peut être couvert avec Skype ou Teams pour des fonctionnalités basiques, mais également intégré à un système de téléphonie Cloud dédié afin de bénéficier de fonctionnalités plus riches.
