Connu en français sous le nom de GED (Gestion Electronique des Documents), l’EDM (Electronic Document Management) est un système de contrôle numérique des documents d’une entreprise. Bien que vous ne le sachiez pas encore, il s’agit du système qui va révolutionner le travail au sein de votre entreprise !
Alors, quels sont les enjeux de la mise en place d’un EDM ?
Les avantages de l’EDM
Que vous soyez dirigeant d’une TPE/PME ou collaborateurs au sein d’un service RH, vous connaissez sans doute les problèmes et inconvénients liés à la paperasse et à la multiplication des démarches administratives. Grâce à la mise en place d’un EDM, tous ces soucis vont s’envoler. Découvrez comment l’EDM améliore votre quotidien :
Un gain de temps
La mise en place d’un EDM fait gagner, en moyenne, 7.5 heures par semaine et par personne au sein d’un service RH. C’est donc l’équivalent d’une journée entière que vous pouvez passer sur d’autres tâches, plus importantes et créatrices de valeur.
Une meilleure productivité
En vous libérant du temps sur les tâches administratives chronophages, vous pouvez pleinement vous dédier à votre cœur de métier !
Une sécurité renforcée
Grâce à la dématérialisation, l’accès et modification des documents nécessitent des codes. Aucune personne externe à votre entreprise ne peut donc y accéder.
Un meilleur archivage
Vos dossiers sont conservés sur le long terme, sans détérioration ni falsification. Tout est horodaté et assure donc une traçabilité rapide et exacte.
Vous l’aurez compris, la mise en place d’un EDM renforce la collaboration au sein de votre entreprise, augmente la productivité de vos équipes et facilite vos démarches.
Comment mettre en place un EDM ?
La mise en place d’un EDM nécessite l’intervention d’un prestataire pour être en conformité avec les normes légales. En plus d’un suivi régulier et d’un service client à l’écoute, ce prestataire vous aide à :
Définir vos besoins
Chaque entreprise a des besoins spécifiques à son activité. Le rôle de votre prestataire d’EDM est donc d’identifier les services qui vous seront utiles et l’espace de stockage dont vous avez besoin.
Mettre en place l’EDM pour vos anciens documents
Dans un premier temps, il faut numériser vos documents pour les mettre sur l’EDM et configurer les certificats d’accès.
Former vos équipes
Une fois les dossiers, accès et serveurs définis, il est nécessaire de former vos équipes sur l’utilisation de ce nouvel outil pour le rendre le plus performant possible.
Ajouter les nouveaux documents
Vous pouvez maintenant ajouter de nouveaux documents et exploiter la pleine puissance de votre EDM.
Enfin, les documents utilisés peuvent être archivés grâce à votre EDM afin de pouvoir les retrouver facilement
Les conditions pour mettre en place un EDM
Il n’existe pas de conditions légales à proprement parler concernant la mise en place d’un EDM. Cependant, les documents doivent être archivés selon certains critères bien précis pour assurer leur validité.
Un respect des normes ISO 11506 et ISO 15489 et AFNOR NF Z42-013
Ces normes assurent que les documents archivés ont une valeur légale et respectent les consignes juridiques en cas de litiges ou contrôles.
Le document numérique doit être identique à l’original papier
Le document ne doit pas avoir été altéré lors de sa numérisation et doit être identique à l’original.
Pour mettre en place un EDM dans votre entreprise, Zeendoc vous propose un service complet et sur mesure, adapté aux besoins de vos équipes ! Détermination de vos besoins, installation, paramétrage et suivi, tout est fait pour faciliter la transition à l’EDM.
Ces quelques conditions simples et faciles à suivre sont les seules à respecter pour pouvoir passer à l’EDM.
