La gestion des notes de frais entraîne souvent des pertes de justificatifs papiers et des erreurs de remboursement. En plus d’être une activité très chronophage, elle n’est pas source de valeur ajoutée pour l’entreprise. Pour pallier cela, la dématérialisation des notes de frais est LA solution pour faciliter cette partie de votre travail.
Comment la dématérialisation des notes de frais peut-elle être bénéfique à une entreprise ?
Les avantages de la dématérialisation des notes de frais
Comment transformer une activité monotone en un travail productif et rentable ? C’est ce que la dématérialisation des notes de frais vous offre ! Cela passe par plusieurs aspects :
- Un gain de temps en arrêtant de courir après les justificatifs perdus ou incomplets.
- Une meilleure analyse des dépenses en sachant ce qui est consommé par vos équipes (et donc nécessaire à leur fonctionnement).
- Un archivage optimal grâce à une traçabilité renforcée.
Le dernier avantage est certainement qu’il s’agit d’un processus simple, rapidement mis en place et peu coûteux !
Comment dématérialiser une note de frais ?
C’est très simple ! Il vous suffit de suivre ces quelques étapes :
1) Scanner le justificatif
2) Enregistrer la copie au format PDF
3) Signer et horodater le document grâce à des certificats numériques, qui ont une valeur juridique
4) Transférer le document obtenu au service compétent
5) Archiver le justificatif
L’archivage peut être réalisé par vous, ou par le service concerné. L’objectif est de pouvoir retrouver cette note de frais en quelques clics et de justifier sa valeur juridique si un contrôle de l’URSSAF ou des impôts survient.
Comment dématérialiser les notes de frais va aider mon entreprise ?
Comme tout le monde le sait : le temps, c’est de l’argent. Passer moins de temps sur la gestion des justificatifs papiers, des notes de frais, c’est en passer plus sur votre cœur de métier. Or, c’est bien cette partie de votre activité qui est créatrice de valeur.
Cependant, ce n’est qu’une partie de la réponse. La réalité est aussi qu’un suivi précis des notes de frais vous permet d’analyser où se situent les possibilités de gagner de l’argent.
Meilleur suivi des dépenses et traçabilité. Facilité d’analyser les endroits où gagner de l’argent. Dans quel domaine les frais ont-ils particulièrement augmenté en 10 ans ? Comment remédier à cela ? Tout est répertorié dans votre système d’archivage numérique !
Quelles sont les conditions pour valider les notes de frais dématérialisées ?
Afin d’être valides au sens de la loi, les notes de frais dématérialisées doivent remplir quelques conditions :
- Le justificatif doit être présent en intégralité et doit pouvoir être attestée (horodatage ou empreinte électronique).
- Le justificatif fourni au format PDF doit être similaire en tout point à l’original. La version originale doit donc être scannée (un appareil photo de téléphone est amplement suffisant) pour que le justificatif soit valable.
- Le justificatif doit être conservé au minimum six ans sur un système d’archivage légal qui garantit la conservation du contenu du justificatif.
La loi autorise-t-elle la dématérialisation des notes de frais ?
L’arrêté du 22 mars 2017 légalise la numérisation des notes de frais. En 2019, la dématérialisation s’aligne sur les exigences de l’URSSAF (en cas de contrôle) et permet donc aux justificatifs numériques d’avoir la même valeur juridique qu’un justificatif papier.
Cependant, si la version numérique n’est pas conforme aux conditions citées précédemment, l’entreprise est tenue de devoir fournir un justificatif papier. Il est de ce fait impératif de faire certifier ses notes de frais par un organisme reconnu par l’État en la matière.
Pour dématérialiser vos notes de frais, Zeendoc est la meilleure façon d’instaurer cette nouvelle politique sans brusquer vos équipes. Avec une seule application, vous pouvez scanner les justificatifs, les envoyer au service compétent et les faire valider.
