Comment fonctionne la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Au départ, vous recevez un document de la part de votre fournisseur, celui-ci peut très bien être au format papier ou au format numérique. Mais dans tous les cas, la solution Zeendoc permet la prise en compte des documents sous de multiples formes et adaptés à n’importe quel type de support.
- Par exemple des documents papier avec les différents formats et bien évidemment avec une compatibilité totale avec les scanners et télécopieurs.
- Autre support pris en compte, les documents électroniques que vous recevez sur votre poste de travail, généralement sur votre adresse e-mail.
- Notons également la prise en compte du collecteur de factures. C’est-à-dire que vous ne recevez pas la facture fournisseur depuis un courrier postal ou un e-mail, mais depuis un espace client spécifique, plus précisément sur le site du fournisseur. La solution Zeendoc assure l’automatisation de ce processus en collectant l’ensemble des factures grâce à une connexion automatique sur l’espace client concerné.
- Enfin, le format Factur-X avec des données présentes dans un fichier XML.
Quel est le lien entre le format Factur-X et la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Factur-X correspond au nom français pour définir un nouveau standard franco-allemand. Pour faire simple, il s’agit d’une facturation numérique hybride disponible gratuitement dans une version 1.0. Cela signifie que la version actuelle (EN 16931) inclut toutes les exigences de la facturation CIUX 1.2 et ZUGFeRD 2.1 outre-Rhin et la plate-forme Chorus Pro en France.
Un classement automatique particulièrement appréciable
L’ensemble des documents fournisseurs est sauvegardé et bénéficie d’une sécurité renforcée. Chaque dépôt effectué sur le logiciel Zeendoc permet d’obtenir un horodatage, un cryptage et un archivage dans le but de garantir leur authenticité. Ensuite, ce dernier est ensuite dupliqué au format PDF pour que l’utilisateur concerné puisse mener différentes actions. Cependant, le document original ne sera pas impacté, car il est conservé dans un autre espace sécurisé.
Toutes les informations pertinentes correspondant aux fournisseurs, mais également aux références et aux dates sont lues par le logiciel Zeendoc. Grâce à cela, une classification automatique est ainsi mise en place et sachez que vous pouvez déterminer les critères les plus pertinents pour affiner ce classement.
Un circuit de validation est par ailleurs disponible dans le but d’avoir une validation des documents fournisseurs ou de les commenter. Encore une fois, le paramétrage reste primordial pour déterminer les personnes concernées, pour mettre en place des alertes ou encore des relances de paiement.
À chaque instant, vous gardez le contrôle total sur vos documents en paramétrant le rôle de chaque collaborateur et les droits d’accès. Par exemple, autoriser une consultation, un téléchargement ou une suppression.
Si nécessaire, vous retrouvez un historique complet pour chaque document permettant de visualiser la totalité des actions qui ont pu être faites dessus.
Les atouts de la dématérialisation des factures fournisseurs
La dématérialisation des factures vous permet de profiter de nombreux avantages comme une réduction des dépenses liées au stockage et à l’achat de papier. Un gain de temps pour les services concernés Grâce à une classification automatique des documents avec un système de contrôle.
Mais ce n’est pas tout, vous profiterez d’une simplification des procédures ainsi que d’un outil pratique pour encourager le travail à distance. Que ce soit auprès de votre service comptable ou de vos fournisseurs, vous soignez votre image et en prime, vous diminuez votre empreinte carbone.
Alors si vous n’êtes pas encore passé la dématérialisation des factures fournisseurs, contactez immédiatement Apo’g pour que l’entreprise vous accompagne dans cette transition.
