Selon l’étude CBRE The Place To Work, un salarié travaille en moyenne seulement 50% de son temps à son poste de travail fixe et plus de 30% des surfaces de travail sont inoccupées au sein de l’entreprise. Dans le contexte actuel, ce gâchis d’espace mérite qu’on lui trouve une solution.
Pourquoi mettre en place un espace de travail digital ?
Les modes de travail évoluent, l’optimisation des surfaces disponibles devient une évidence et implique de sortir de la logique « un espace pour un seul usage ». Les espaces de travail sont aujourd’hui essentiellement digitaux. Une entreprise a tout intérêt à mettre en place un espace de travail numérique pour optimiser sa productivité et faciliter le travail de ses employés. L’offre Office 365 à bousculé le marché des “Digital Workplace”.
Les avantages du Digital Workplace
- Réduction des coûts
- Meilleure productivité des employés
- Démarche RSE
Quels sont les tops conseils pour un espace de travail digital ?
Pour créer un espace de travail digital, bien organisé, en entreprises ; voici les tops conseils :
Mettre en place un système de connexion instantané pour tous les employés ; les collaborateurs ont besoin d’accéder à leur convenance aux applications nécessaires à leur travail. C’est probablement le meilleur moyen de stimuler leur productivité. La plupart des plateformes collaboratives permettent une communication constante et instantanée entre collaborateurs de manière très efficace, notamment les mails, les réseaux sociaux d’entreprise et messagerie instantanée même Facebook propose sa propose solution.
Il faut avoir à sa disposition les bons outils et une dématérialisation des documents. Il est important, d’une part, que les employés aient accès aux outils dont ils ont besoin. Les applications d’entreprise les plus performantes permettent aux collaborateurs de travailler de chez eux par exemple, comme s’ils étaient dans leur bureau avec toutes les exigences de résultat. D’autre part, quand la totalité des documents est numérisée (Factures, contrats, devis…) ils sont conservés, sécurisés et surtout sont beaucoup plus accessibles puisque certains outils permettent de rechercher des documents via un simple moteur de recherche.
Utiliser la visioconférence pour organiser les réunions ; il est possible aujourd’hui de faire des meetings même si les participants ne sont pas tous au même endroit, que ce soit via un PC ou même un Smartphone, chacun pourra échanger par visioconférence qui allie la voix et la vidéo tout en permettant par exemple de partager du contenu avec son interlocuteur.
Il faut choisir la bonne infrastructure même les plus petites défaillances en matière de connectivité peuvent nuire à l’entreprise. La collaboration vidéo, le Cloud et autres applications connectées peuvent mettre le réseau à rude épreuve. C’est la raison pour laquelle il est primordial de posséder une infrastructure robuste pouvant supporter ces innovations.
Il faut sécuriser l’espace de travail digital. Les cybermenaces sont omniprésentes, la question de la sécurité est au centre des préoccupations des entreprises. Pour garantir la confidentialité des données, les espaces de travail actuels ont besoin de solutions de sécurité performantes.
Avec le digital, les outils se sont tout simplement adaptés aux habitudes des utilisateurs. Tout le monde utilise les réseaux sociaux, Skype, des messageries mails en ligne, et tous les documents peuvent être numérisés. La technologie permet donc aujourd’hui de fournir un poste de travail 100% mobile et virtualisé.
