Vous voyez le cliché du bureau des RH, rempli de dossiers et de cartons qui s’empilent depuis 20 ans ? Le bureau dans lequel il est impossible de retrouver un document, même si vous savez pertinemment qu’il a été déposé quelque part au milieu de tous ces dossiers ?
C’est contre cela qu’Apo’g, à travers Zeendoc, cherche à se battre. Comment faire, alors, pour mettre fin à cette situation ?
Passer à la gestion numérique des dossiers RH
En proposant une dématérialisation des documents, Apo’g vous offre l’opportunité de désencombrer votre lieu de travail et de le rendre plus agréable. Voyons quels documents sont concernés par ce processus de dématérialisation :
- Tous vos dossiers RH concernant l’embauche peuvent être regroupés et stockés en version numérique.
- Vos factures peuvent être archivées et classifiées pour faciliter leur recherche.
- Les signatures deviennent électroniques pour fluidifier la mise en place de contrats et avenants.
- Tous les formulaires numériques pour les demandes de congés, formations et autres sont disponibles et suivis en ligne.
- Les dossiers de projets en cours sont partagés entre tous les collaborateurs qui peuvent y avoir accès en quelques clics.
Vous l’aurez compris, tous les documents existent en version dématérialisée !
Quels sont les avantages de la dématérialisation des dossiers RH ?
Les avantages de l’archivage numérique sont nombreux, tant pour les services spécialisés que pour les dirigeants de TPE/PME. Les plus importants sont notamment :
- Un gain de temps en retrouvant vos dossiers en quelques secondes.
- Un gain d’argent en permettant aux dirigeants de se reconcentrer sur leur cœur d’activité et de fluidifier la partie administrative.
- Un tournant écologique en mettant fin au papier et en s’engageant dans la RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) à travers l’objectif zéro papier.
- Une sécurité renforcée en établissant un historique complet des accès aux documents et une traçabilité permanente.
Finis les papiers qui volent et les documents légaux égarés, tout est maintenant référencé sur le serveur de l’entreprise !
Les enjeux de la dématérialisation des dossiers RH ?
Les avantages de la dématérialisation des documents sont nombreux. Nous avons cité les plus utiles au quotidien ci-dessus. Mais ce ne sont pas les seuls. En effet, passer à la dématérialisation des dossiers permet à l’entreprise de s’adapter aux tendances actuelles du marché du travail.
Alors que le télétravail est devenu LE critère qui fait la différence lors du choix d’entreprise (selon l’étude de MINES Paris Tech et PSL sur « Les attentes des jeunes vis-à-vis du travail après la pandémie » du 31/03/2022, 78 % des employés attendent de leur entreprise la possibilité d’avoir une plus grande flexibilité de leur lieu de travail = les références en bas de page ne peuvent pas être retranscrites sur le site, donc je vous le note ici). Il est primordial pour les dirigeants de proposer des solutions innovantes à leurs employés. Cela passe par la possibilité de consulter, modifier et signer des documents à distance. Les entreprises qui ne passeront pas au numérique risquent ainsi d’être reléguées à l’arrière-plan.
De plus, la loi s’est prononcée sur l’archivage numérique à travers la norme NF 461. Cette dernière donne un statut légal aux documents électroniques et ainsi réellement rend caduc l’utilisation des documents au format papier. Or, une fois la loi énoncée, les obligations ne tardent jamais à suivre…
Autant se mettre à l’ordre du jour dès à présent grâce à Apo’g ! Avec une étude de votre activité, l’évaluation du volume de stockage nécessaire et l’installation de la technologie, Apo’g est le prestataire qu’il vous faut.
