Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises françaises sont dans l’obligation d’envoyer leur facture au format électronique lorsqu’elles sont à destination de la sphère publique. Pour ce faire, il est impératif d’utiliser la plate-forme Chorus Pro, mais connaissez-vous réellement son fonctionnement ?
Présentation de la plate-forme Chorus Pro
Chorus Pro est un portail en ligne remplissant deux fonctions majeures. Dans un premier temps, l’outil numérique permet de recevoir les factures directement émises par les fournisseurs et les prestataires travaillant pour le secteur public. Ensuite, ces factures sont ensuite envoyées à l’administration concernée. La deuxième fonction concerne l’émission et la consultation des factures électroniques durant le délai légal de conservation.
En d’autres termes, il faut voir la plate-forme Chorus Pro comme une interface digitale faisant le lien entre le service public et les entreprises. Pour n’importe quelle entreprise appliquant une facturation à un service de l’État, l’utilisation de Chorus Pro demeure un impératif. Dans le cas contraire, l’entreprise risque tout simplement de ne pas être payée.
Les obligations légales vis-à-vis du service public
Désormais, la facture numérique devient incontournable lorsqu’une société doit présenter sa facturation à un service public. Un calendrier a donc été mis en place progressivement par les pouvoirs publics et la première date importante fut celle du 1er janvier 2017. La facturation électronique s’applique automatiquement pour les personnes publiques et les entreprises de plus de 5 000 salariés. Ensuite, ce sont les entreprises entre 250 et 5 000 salariés qui ont été dans l’obligation d’utiliser la facture électronique depuis le 1er janvier 2018.
Puis, les entreprises entre 10 et 250 salariés leur ont emboîté le pas depuis le 1er janvier 2020. Il restait ainsi les micros entreprises, c’est-à-dire de moins de 10 salariés, à suivre la même direction et c’est dorénavant chose faite depuis le 1er janvier 2020.
Concernant les obligations légales à respecter sur la facture numérique, elles sont scrupuleusement les mêmes qu’en version papier.
Comment fonctionne le portail Chorus Pro ?
Dès qu’une entreprise doit émettre une facture à la sphère publique, elle devra se rendre sur la plate-forme à l’adresse chorus-pro.gouv.fr. Grâce à cet outil numérique, l’entreprise dépose la facture et elle pourra suivre son état de façon entièrement dématérialisée. Mais attention, le mode de dépôt reste dépendant du volume de factures éditées chaque année :
- Pour un volume inférieur à 100 factures chaque année, la saisie peut s’effectuer manuellement, mais en utilisant toujours le portail Chorus Pro.
- Entre 100 et 1000 factures chaque année, le dépôt s’opère au format PDF et toujours à travers la plate-forme Chorus Pro.
- Enfin, lorsque la société émet plus de 1000 factures chaque année, un envoi automatisé en échange de données informatisé s’applique automatiquement. Cela implique un raccordement entre le portail Chorus Pro et le système d’information de l’entreprise.
L’avantage de la dématérialisation des factures à travers la plate-forme Chorus Pro
Désormais, la facturation électronique est imposée et cela permet à l’État de centraliser toutes les factures qui ont été émises envers les entités du service public.
C’est un avantage financier, réduisant considérablement les coûts de papier, mais également l’impression et l’envoi des factures. Cela implique aussi un impact environnemental considérablement réduit.
Par ailleurs, les délais de transmission sont plus courts, facilitant le processus de paiement se traduisant par un gain d’argent et de temps.
Le format numérique assure ainsi un meilleur archivage avec une classification automatique de manière chronologique ou par dossier. En quelques clics, toutes les informations peuvent être rendues accessible et partagé.
Mais la facture électronique présente l’avantage de limiter les manipulations du papier. De l’édition à l’envoi, toutes les opérations s’effectuent électroniquement avec un risque d’erreur grandement limité.
Généralisation des portails dématérialisés
Chorus Pro a été précurseur dans le domaine de dématérialisation de facture. Ce type de portail va se généraliser dans les années à venir puisque la facture numérique sera la seule valable dans les échanges inter entreprise dès 2024.
Si de votre côté, vous souhaitez également bénéficier des avantages de la GED, n’hésitez pas à vous adresser à l’entreprise Apo’g. Cette société spécialisée s’occupe de votre transformation digitale, en respectant les règles en vigueur. De cette façon, vous allez pouvoir vous concentrer sur votre cœur d’activité.
