Avec la généralisation de la gestion électronique des documents, la plupart des services publics demande aujourd’hui de déclarer et de payer ses charges de façon digitale. Tous les documents officiels (avis d’imposition, déclaration de ressources, etc) sont remplis, téléchargeables et stockés en ligne. Or, qui ne s’est jamais retrouvé face à un énième site qui vous demandait un énième mot de passe, incapable de s’en souvenir ?
Pour mettre fin à ce type de situations, les administrations publiques vous proposent la mise en place de coffres-forts numériques professionnels.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Rappelons d’abord rapidement ce qu’est un coffre-fort numérique. De la même façon qu’un coffre-fort matériel, c’est un endroit (en ligne) où vous pouvez stocker tous vos documents confidentiels en toute sécurité. Vous pouvez y accéder à tout moment, les retirer et en placer de nouveaux sans limitation et, tout cela, de façon entièrement sécurisée et confidentielle.
Quelle est l’utilité pour mon entreprise ?
Pour une entreprise, l’intérêt de posséder un coffre-fort numérique est de pouvoir y placer tous ses documents confidentiels : bilan comptable, documents fiscaux, documents de gestion du personnel, documents juridiques, etc. De cette façon, vous pouvez retrouver rapidement tous les dossiers nécessaires à votre déclaration de revenus et autres démarches administratives que vous devez effectuer régulièrement.
De plus, l’intérêt est de pouvoir effectuer toutes vos démarches via un seul serveur, ce qui limite les risques d’erreurs. Finies les listes de mots de passe et identifiants à retenir. Tout est rassemblé pour faciliter vos démarches et sécuriser vos données !
Utiliser un coffre-fort numérique lors des contrôles
Les entreprises sont soumises à de nombreux contrôles et vérifications. Ces moments, souvent mal perçus et source d’inconvénients pour les dirigeants, peuvent être facilités et rendus plus fluides grâce à l’utilisation des coffres-forts numériques. Concrètement, cela vous est utile lors de :
- Contrôles nécessitant des justificatifs anciens. Grâce au coffre-fort numérique, tous vos documents sont conservés sur le long terme, non altérés et facilement accessibles
- Litiges avec un client, fournisseur, ou même collaborateur. Vous pouvez retrouver en quelques clics tous les justificatifs nécessaires à votre défense
Enfin, vous pouvez aussi mettre en place un coffre-fort numérique par employé, afin que chacun ait accès à ses documents (bulletin de paie, contrat, solde d’épargne salariale, etc). Les applications d’un coffre-fort numérique sont donc multiples et présentent de nombreux avantages pour vous et vos collaborateurs.
Comment sont protégées toutes vos données ?
En adoptant un coffre-fort numérique, vous assurez la confidentialité et protection de vos données et de celles de vos employés. Cela est rendu possible grâce à :
- La mise en place d’un espace de stockage adapté à vos besoins
- Le cryptage de vos données
- L’apposition d’une empreinte numérique lors du dépôt et de l’ouverture du coffre-fort
- La traçabilité des ouvertures et des consultations de documents
- Des contrôles réguliers effectués par votre prestataire pour assurer la sécurité des données
Il est donc impossible de consulter des documents sans autorisation spécifique ou code attribué par la personne à qui les documents sont dédiés.
Que dit la loi sur les coffres forts numériques ?
La loi française autorise l’utilisation de coffres-forts numériques par les entreprises. Afin d’être légaux, ces coffres-forts doivent respecter certaines conditions :
- La norme NF461 qui garantit la conformité de la norme AFNOR NF Z 42-013 sur le système d’archivage électronique
- La norme ISO 27001 en matière de sécurité de l’information
- L’hébergement des données doit être 100 % français
- Le label Tiers-archiveur de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FNTC)
Toutes ces normes garantissent la sécurité des utilisateurs des coffres-forts numériques.
Alors, convaincu ? Mais comment avoir accès à un coffre-fort numérique ? Zeendoc s’occupe de tout ! Détermination du stockage nécessaire, installation, paramétrage et contrôles réguliers, Zeendoc s’occupe de tout et sécurise les données de votre entreprise !
